OŚWIADCZENIE O OCHRONIE PRYWATNOŚCI

Przywiązujemy dużą wagę do ochrony prywatności. Z przekazywanymi nam informacjami postępujemy ostrożnie. W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności opisano, w jaki sposób chronimy dane i do jakich celów je wykorzystujemy.

Kim jesteśmy?

To jest oświadczenie o ochronie prywatności firmy USG People Holdings B.V., USG People The Netherlands B.V. oraz wszystkich naszych spółek holenderskich należących do grupy, które prowadzą działalność w sektorze pracy i pośrednictwa pracy.

Dotyczy to między innymi spółek produkcyjnych należących do marek Start People, Unique, Business Services, USG Engineering, USG Professionals, Technicum, Receptel, Secretary Plus, KLV Professional Match, Topchauffeur i CapitalP.

W rozumieniu ustawy i przepisów w zakresie prywatności jesteśmy administratorem przetwarzającym dane osobowe. Wszystkie nasze oddziały mają siedzibę główną pod adresem P.J. Oudweg 61 te (1314 CK) Almere.

Jesteśmy częścią koncernu Recruit Holdings Co. Ltd, z siedzibą w Japonii.

Kiedy przetwarzamy dane?

Dane osobowe przetwarzamy w momencie, kiedy dana osoba kontaktuje się z nami i udostępnia nam swoje dane.

Może to zrobić przez nasze strony internetowe, na przykład poprzez rejestrację w celu wzięcia udziału w procesie pośrednictwa pracy, złożenie podania o pracę u nas lub u jednego z naszych zleceniodawców bądź poprzez korzystanie z jednego z naszych narzędzi online HR (ocena), a także podczas wizyty w naszej siedzibie lub kontaktując się mailowo, listownie lub telefonicznie, a także oferując (potencjalny) stosunek służbowy.

Informacje o przetwarzaniu danych użytkowników jednej z naszych stron internetowych (tak zwane „pliki cookie”) podane są w oświadczeniu o plikach cookie na odwiedzanej stronie internetowej.

Do jakich celów wykorzystujemy dane?

Pośrednictwo pracy i/lub udostępnienie zleceniodawcy

W przypadku przekazania nam danych osobowych w ramach (podanego celu) pośrednictwa pracy, z którym związane może być kandydowanie na określone stanowisko u nas i/lub pośrednictwo z naszej strony do pracy u zleceniodawcy, na przykład w przypadku konkretnego podania o pracę, otwartego podania o pracę lub ogólnej rejestracji, dane osobowe zostaną wprowadzone do naszej centralnej bazy danych. Wprowadzenie do centralnej bazy danych oznacza, że przekazane dane osobowe mogą być udostępniane w celu znalezienia (nowej) pracy i/lub pośrednictwa pracy wszystkim spółkom z naszej grupy, które prowadzą taką działalność. Oddziały te mogą kontaktować się z daną osobą w sprawie potencjalnie interesujących wakatów, również w sprawie konkretnego lub otwartego podania o pracę w przypadku określonego wakatu.

  • Zawarcie oraz realizacja umowy o pracę i pośrednictwo w przypadku pracy u naszych zleceniodawców.
  • Promowanie i wspieranie rozwoju osobistego i dyspozycyjności, również w formie kształcenia i szkoleń.
  • Możliwość oceny przydatności do funkcji lub zlecenia.
  • Kontaktowanie lub przedstawianie jednemu bądź kilu (potencjalnym) zleceniodawcom i/lub nawiązanie kontaktów.
  • Udostępnienie osoby do wykonywania prac dla zleceniodawcy.
  • Zawarcie umowy zlecenia/o pośrednictwie/delegowaniu/umowy o pracę lub innej umowy, a także nawiązanie i utrzymanie stosunku pracownik/pracodawca oraz prowadzenie administracji personelu, finansowej, godzinowej, zwolnień chorobowych i związanej z wynagrodzeniami.
  • Wywiązanie się z naszych zobowiązań reintegracji.
  • Udzielenie dostępu oraz umożliwienie korzystania z naszych prywatnych środowisk internetowych i własnych, portali (samoobsługowych) oraz naszego Intranetu.
  • Ocena, czy osoba może być uwzględniana w przypadku obniżenia (składki) i/lub dotacji bądź czy podlega przepisom o obniżeniu (składki) lub dotacji.
  • Realizacja nałożonych przez władze celów w postaci pomocy w zalezieniu pracy osobom od dawna nieznajdującym się na rynku pracy.

Rozpatrywanie podań, pracownicy etatowi/pośredni

Dotyczy danych osobowych przekazanych w celu kandydowania na stanowiska/wakaty w naszym przedsiębiorstwie, a nie dotyczy (podanego celu) pośrednictwa pracy i/lub udostępnienia stronie trzeciej.

  • Kontaktowanie się oraz utrzymywanie kontaktu w sprawach podania o pracę.
  • Ocena przydatności na stanowisko wewnętrzne lub do pracy na zlecenie w odniesieniu do złożonego podania.
  • Udzielenie dostępu oraz umożliwienie korzystania z naszych prywatnych środowisk internetowych i portali (samoobsługowych).

Rozpoczęcie stosunku służbowego

  • Realizacja usługi i/lub zlecenia i/lub umowy zawartej z Panem/Panią.
  • Zawieranie umów w sprawie pozyskiwania i realizacji zleceń, utrzymywania ich oraz prowadzenia spraw administracyjnych (finansowych).

Możemy wykorzystywać dane osobowe również do poniższych celów

  • Wykonanie zamówionej — przez stronę internetową — usługi, umożliwienie korzystania z naszych narzędzi HR online oraz udział w testach (online) i generowanie wyników testów.
  • Uzasadnione procesy robocze i działania, w tym cele zarządzania oraz generowanie informacji i raportów dla kierownictwa, wykonywanie analiz rynkowych, przeprowadzanie analiz danych, prowadzenie statystyki, kontrole (wewnętrzne i zewnętrzne), audyty oraz kontrole księgowe, transakcje zakładowe (stowarzyszenia współpracy, zakup/sprzedaż), a także promowanie i stosowanie bezpieczeństwa w pracy
  • Prowadzenie dochodzeń w sprawie (przypuszczalnego) naruszenia uzgodnień, wewnętrznych zasad/instrukcji i/lub przepisów prawa i regulaminów
  • Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa i regulaminów
  • Informowanie o naszych usługach, innych działaniach i/lub informacje zawodowe (np. poprzez e-mail, newslettery, magazyny zakładowe i literaturę specjalistyczną) oraz składanie ofert, chyba że dana osoba nie udzieli zgody na otrzymywanie powyższych informacji. Tego rodzaju wnioski można kierować do naszego inspektora ds. ochrony danych, Y. van Houte, w sposób określony w opcji „Kontakt”.

Jakie dane osobowe przetwarzamy?

W przypadku pośrednictwa pracy (bez pracy dla nas):

- nazwisko, adres, miejsce zamieszkania oraz inicjały;

- adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne dane kontaktowe;

- zwrot, płeć;

- data urodzenia;

- (wybrane) stanowisko;

- życiorys (CV), doświadczenie zawodowe, języki, informacje o edukacji i szkoleniach (certyfikaty oraz dyplomy);

- zdjęcie (w przypadku oddzielnego i jednoznacznego wyrażenia zgody);

- status grupy docelowej/deklaracja grupy docelowej (jeżeli dotyczy);

- informacje o badaniu przesiewowym, w tym zapytanie o udzielenie informacji o osobie, dyplomy, referencje;

- wybrana pensja;

- dostępność (liczba godzin tygodniowo oraz które dni w tygodniu);

- gotowość do dojeżdżania;

- prawo jazdy tak/nie;

- typ dokumentu tożsamość i numer dokumentu (jeżeli jest przetwarzany podczas rejestracji);

- inne informacje przekazane w ramach pośrednictwa pracy;

- po przekazaniu nazwy użytkownika i hasła dostępu do naszych prywatnych środowisk internetowych i własnych, portali (samoobsługowych) i naszego Intranetu również te dane są przez nas przetwarzane.

W przypadku podań, pracownicy etatowi/pośredni:

Dotyczy danych kandydatów na stanowiska/wakaty w naszym przedsiębiorstwie, ale nie dotyczy pośrednictwa pracy i/lub udostępnienia stronie trzeciej.

- nazwisko, adres, miejsce zamieszkania;

- adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne dane kontaktowe;

- data urodzenia, płeć;

- życiorys (CV), doświadczenie zawodowe, informacje o edukacji i szkoleniach;

- zdjęcie (w przypadku oddzielnego i jednoznacznego wyrażenia zgody);

- status grupy docelowej/deklaracja grupy docelowej (jeżeli dotyczy);

- inne informacje przekazane w ramach kandydowania.

Osoba zaczyna pracę za naszym pośrednictwem (udostępnienie zleceniodawcy):

- dane wymienione w opcji „Pośrednictwo pracy”;

- obywatelstwo, miejsce urodzenia, stan cywilny;

- numer rachunku bankowego;

- numer personalny;

- numer listy lub klienta u ubezpieczyciela;

- BSN, kopia dowodu tożsamości, kopia pozwolenia na pracę, kopia pozwolenia na pobyt i kopia deklaracji o stosunku pracy i/lub zamiennik deklaracji o stosunku pracy;

- informacje o badaniu przesiewowym, a także zapytanie o udzielenie informacji o osobie, dyplomy, referencje;

- informacje o ocenie oraz dane dotyczące poradnictwa zawodowego;

- informacje dotyczące stanowiska lub poprzednich stanowisk;

- informacje o zatrudnieniu;

- informacje dotyczące warunków pracy i jej wykonywania;

- informacje o członkach rodziny, w razie potrzeby w odniesieniu do uzgodnionych warunków pracy;

- zarządzanie obecnością (m.in. w związku z urlopami lub chorobami);

- dokumentacje reintegracji;

- nazwa użytkownika i hasło do dostępu do naszych prywatnych środowisk internetowych i własnych, portali (samoobsługowych) i naszego Intranetu;

- inne informacje potrzebne do realizacji stosunku zatrudnienia, zlecenia i/lub czynności.

Stosunek służbowy

  • Służbowe dane kontaktowe
  • Informacje o utrzymywaniu stosunku służbowego
  • Po przekazaniu nazwy użytkownika i hasła dostępu do naszych prywatnych środowisk internetowych i/lub portali (samoobsługowych) również te dane są przez nas przetwarzane.

Podstawy przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy w związku z poniższymi podstawami prawnymi:

  • przetwarzanie jest konieczne do realizacji umowy, która zostanie lub została zwarta i której stroną jest osoba, np. umowy o świadczeniu usług, umowy o pośrednictwo pracy, umowy o pracę, umowy zlecenie;
  • przetwarzanie danych jest dla nas konieczne dla wywiązania się ze zobowiązania ustawowego, na przykład kontroli dowodu tożsamości w ramach pośrednictwa pracy lub zawarcia umowy o pracę;
  • przetwarzanie danych jest konieczne w związku z prawnie uzasadnionym interesem (firmy), a mianowicie:
  • uzasadnione procesy robocze i działania, w tym generowanie informacji i raportów dla kierownictwa, wykonywanie analiz rynkowych, analiz danych, prowadzenie statystyki, kontrole (wewnętrzne i zewnętrzne), audyty oraz kontrole księgowe, transakcje zakładowe (stowarzyszenia współpracy, zakup/sprzedaż), a także promowanie i stosowanie bezpieczeństwa w pracy;
  • prowadzenie dochodzeń w sprawie (przypuszczalnego) naruszenia uzgodnień, wewnętrznych zasad/instrukcji i/lub przepisów prawa i regulaminów;
  • informowanie o naszych usługach, innych działaniach i/lub informacje zawodowe (np. przez e-mail, newslettery, magazyny zakładowe i literaturę specjalistyczną) oraz składanie ofert.
  • Dane osobowe są przetwarzane za zgodą osoby, na przykład podania pracowników etatowych/pośrednich, lub jednoznaczną zgodą osoby, na przykład zdjęcie. Udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać, co oznacza, że od tego momentu nie będziemy przetwarzać określonych danych osobowych do celów, do których wymagana jest zgoda.
  • Przetwarzanie danych jest konieczne ze względu na wywiązanie się ze zobowiązań, które jako pracodawca mamy w zakresie prawa pracy oraz prawa o ubezpieczeniu społecznym w przypadku choroby lub reintegracji.

Zabezpieczenie informacji

Intensywnie pracujemy nad wdrożeniem środków organizacyjnych i technicznych w celu zabezpieczenia danych osobowych przed nieuprawnionym przetwarzaniem i/lub utratą. Pracownicy USG People, którzy mają dostęp do danych osobowych, są związani klauzulą o zachowaniu poufności.

W jaki sposób dane są przekazywane?

W naszym przedsiębiorstwie

W naszym koncernie dane osobowe są przekazywane spółkom grupy w celu realizacji jednego z celów opisanych wcześniej w niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności. W przypadku pośrednictwa pracy dane osobowe są wprowadzane do naszej centralnej bazy danych, a osoby w naszym przedsiębiorstwie (w tym w spółkach grupy) zajmujące się pośrednictwem pracy mają dostęp do takich danych osobowych.

Stanowimy część koncernu Recruit Holdings Co. Ltd, z siedzibą w Japonii, zwanego dalej: „podmiot rekrutujący”. Dane osobowe w określonym zakresie mogą być udostępniane podmiotowi rekrutującemu do uzasadnionych procesów zakładowych i działań, w tym analiz zarządzania, prognozowania, kontroli (wewnętrznych i zewnętrznych), audytów oraz kontroli księgowości, transakcji zakładowych (stowarzyszenia współpracy, zakup/sprzedaż). Podjęto odpowiednie działania dla zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych, które zostały podane. Uzgodniono umowy wzorcowe UE (standardowe uzgodnienia w sprawie ochrony danych) określone przez Komisję Europejską. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, można się zwrócić do naszego inspektora ds. ochrony danych w sposób opisany poniżej w opcji „Kontakt”.

Poza naszym przedsiębiorstwem

Dane osobowe są również udostępniane stronom zewnętrznym, osobom i firmom spoza naszego koncernu.

Udostępniamy dane osobowe stronom trzecim w celu realizacji umowy zawieranej między nami a osobą zainteresowaną. W ramach pośrednictwa pracy dane osobowe są przekazywane do potencjalnych zleceniodawców. Jeżeli osoba zainteresowana będzie pracować u nas lub dla nas bądź pracuje już u nas lub dla nas, to jej dane osobowe przekazujemy stronom trzecim, jeżeli jest to konieczne do realizacji umowy (w tym umowy o pracę i/lub umowy zlecenie), jaka została z nią zawarta (np. podmioty świadczące usługi szkoleniowe, podmiot zarządzający funduszami emerytalnymi, instytut zarządzania ubezpieczeniami).

Ponadto korzystamy z usług firm zewnętrznych, podwykonawców i/lub dostawców (w tym tzw. podmiotów przetwarzających), którzy na nasz wniosek wykonują określone zadania lub zlecenia i którym możemy udostępniać dane osobowe. Kilka przykładów dotyczących korzyści:

  • korzystanie z usług zewnętrznych dostawców hostingu, w tym dostawców usług w chmurze do przechowywania i zarządzania danymi osoby zainteresowanej;
  • korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych z aplikacjami/narzędziami, również w zakresie rekrutacji/oceny, pośrednictwa pracy, zarządzania personelem i klientami;
  • inne określone zadania, które zostały zlecone, dotyczące m.in. nadzoru okresu niezdolności do pracy, wsparcia IT i zarządzania obiektami;
  • korzystanie z usług zewnętrznych doradców i konsultantów.

Przekazujemy dane osobowe, które są niezbędne dla tych podmiotów zewnętrznych do wykonania ich pracy.

Dane osobowe przekazujemy podmiotom zewnętrznym, np. policji i organom publicznym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów prawa i/lub regulacji zostaniemy do tego upoważnieni lub zobowiązani przez postanowienie sądowe lub prawomocny wyrok bądź otrzymamy na to zgodę od osoby zainteresowanej.

Jak długo dane są przechowywane?

Dane osobowe są przechowywane zgodnie z przepisami prawa i regulacjami przez okres konieczny do realizacji celów, dla których te dane zostały zebrane.

W przypadku pośrednictwa pracy (bez pracy dla nas) dane osobowe są przechowywane przez nas do 2 lat od ostatniej umowy.

W przypadku podań pracowników etatowych/pośrednich (we własnym przedsiębiorstwie bez pośrednictwa pracy) dane są przechowywane przez maksymalnie 4 tygodnie, chyba że osoba zainteresowana udzieli zgody na przechowywanie przez maksymalnie 1 rok.

Praca aktualna lub przyszła za naszym pośrednictwem (udostępnienie zleceniodawcy) — stosujemy różne terminy przechowywania danych osobowych.

  • Informacje o pośrednictwie pracy, informacje o rekrutacji, informacje o badaniu przesiewowym, informacje o ocenie są przechowywane do 2 lat od zakończenia umowy o pośrednictwo/pracę.
  • Kopia dokumentu tożsamości, pozwolenia na pracę wraz z dokumentami powiązanymi i oświadczeniami o opodatkowaniu wynagrodzenia są przechowywane przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym zakończono pracę.
  • Dokumentacja reintegracji jest przechowywana przez 2 lata od zakończenia umowy o pośrednictwo/pracę. W przypadku ponoszenia własnego ryzyka w ramach ustawy o ubezpieczeniu chorobowym (ZW) obowiązuje okres przechowywania 5 lat od ostatnich zmian w dokumentacji. W przypadku ponoszenia własnego ryzyka dla osób częściowo niezdolnych do podjęcia zatrudnienia okres przechowywania wynosi 10 lat.
  • Informacje o emeryturze są przechowywane przez okres 7 lat od utraty aktualnej wartości.
  • Dane osobowe i dokumenty o znaczeniu dla celów skarbowych (np. umowy o pośrednictwo/pracę, umowy kształcenia, informacje administracyjne o wynagrodzeniu, deklaracje w sprawie dotacji) są przechowywane przez okres 7 lat od utraty aktualnej wartości.

Jeżeli osoba zainteresowana znajduje się (potencjalnie) w stosunku służbowym, to obowiązują poniższe terminy:

  • dane osobowe oraz dokumenty o znaczeniu dla celów skarbowych i/lub które podlegają cywilno-administracyjnemu obowiązkowi przechowywania, jaki jest na nas nałożony (np. umowy, potwierdzenia zlecenia, 6 pism składowych, zlecenia zakupu) są przechowywane przez okres 7 lat od utraty aktualnej wartości;
  • (pozostałe) informacje kontaktowe są przechowywane przez okres do 2 lat od ostatniego kontaktu.

Od podanych tutaj terminów możliwe są odstępstwa z naszej strony w razie konieczności (na przykład przy reklamacjach) i/lub po uwzględnieniu (innych) zobowiązań ustawowych.

Profilowanie

W ramach pośrednictwa pracy na naszych stronach internetowych korzystamy z testu online, w którym można wziąć udział. Udział w teście jest dobrowolny. Jest to dodatkowe narzędzie umożliwiające nam bardziej precyzyjne pośrednictwo pracy. Test składa się z wielu pytań dotyczących kandydata. Na podstawie odpowiedzi tworzony jest profil opisujący, jakie środowisko pracy i sytuacja najlepiej pasuje do danej osoby. Te informacje są następnie wykorzystywane przez nas za zgodą osoby zainteresowanej w ramach pośrednictwa pracy.

Odbywają się kontrole sposobu tworzenia profili, aby upewnić się, że w profilach nie ma żadnych parametrów, które mogłyby spowodować nierówne traktowanie i/lub dyskryminację osób i/lub grup osób.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach pośrednictwa pracy korzystamy częściowo ze zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Dotyczy to następujących sytuacji:

  • kandydat zgłasza się do nas z prośbą o pośrednictwo na określone wolne stanowisko u jednego z naszych zleceniodawców; lub
  • jeżeli chce skorzystać z ogólnego pośrednictwa pracy u jednego z naszych zleceniodawców.

Robimy to przed zawarciem ewentualnej umowy o przydzieleniu, przy czym ocena przydatności odbywa się obiektywnie.

Jeżeli pracownik chce skorzystać z pośrednictwa pracy/na określone wolne stanowisko, musi nas o tym poinformować, abyśmy mogli delegować go do pracy i/lub ocenić jego przydatność na określone stanowisko. Rejestrujemy tę informację w naszych systemach. Na podstawie tej informacji z uwzględnieniem późniejszych obiektywnych wymogów dla określonego stanowiska następuje automatyczna ocena, w jakim stopniu pracownik jest przydatny na określone stanowisko. Następnie nasi pracownicy analizują wyniki i oceniają, czy pracownik rzeczywiście pasuje do danego stanowiska.

Odbywają się wewnętrzne kontrole w celu zapewnienia zautomatyzowanego podejmowania decyzji w sposób tutaj opisany oraz zagwarantowania, że każdy kandydat będzie równo traktowany.

Jeżeli pracownik nie akceptuje sposobu korzystania przez nas z zautomatyzowanego podejmowania decyzji, chce wnieść zażalenie, potrzebuje dokładniejszego wyjaśnienia lub chce (w inny sposób) przekazać uwagi, może zwrócić się do naszego inspektora ds. ochrony danych, Y. van Houte, w sposób określony w opcji „Kontakt”.

Jakie są prawa pracowników?

Pracownik w dowolnym momencie może żądać zmiany swoich danych osobowych, uzupełnienia ich lub usunięcia. Jeżeli pracownik dysponuje prywatnym otoczeniem internetowym lub portalem, może (częściowo) zmieniać, uzupełniać lub usuwać swoje dane osobowe.

Następnie może się do nas zwrócić o ograniczenie przetwarzanych przez nas danych osobowych i/lub

przekazanie danych osobowych (możliwość przenoszenia danych).

Prawo do sprzeciwu

Można się do nas również zwracać w przypadku zażalenia dotyczącego sposobu postępowania z danymi osobowymi i/lub chęci odmowy otrzymywania od nas usług, ofert i/lub innych działań (na przykład poprzez e-mail, newslettery, magazyny zakładowe i specjalistyczną literaturę).

Wnioski i/lub zażalenia można kierować do naszego inspektora ds. ochrony danych, Y. van Houte, w sposób określony w opcji „Kontakt”.

Pytania, uwagi i skargi

W razie pytań, uwag lub skarg dotyczących tego oświadczenia o ochronie prywatności lub sposobu rejestrowania, wykorzystywania bądź przetwarzania danych osobowych prosimy o skontaktowanie się z naszym inspektorem ds. ochrony danych, Y. van Houte, w sposób określony w opcji „Kontakt”. Pracownik ma również prawo do złożenia skargi w urzędzie ochrony danych.

Kontakt

  1. van Houte, inspektor ds. ochrony danych (IOD)

privacy@usgpeople.nl

USG People The Netherlands B.V.

P.J. Oudweg 61

1314 CK Almere

Dostosowania oświadczenia o ochronie prywatności

Możemy dostosować to oświadczenie o ochronie prywatności. Najbardziej aktualne oświadczenie o ochronie prywatności można zawsze znaleźć na naszych stronach internetowych.